الرؤية
أن يكون القسم نموذجاً للخدمات الديوانية المؤسسية الذكية، بما يضمن سرعة ودقة تداول المراسلات والوثائق وحفظها وأرشفتها ودعم انسيابية العمل الإداري في الجامعة.
الأهداف
- تطوير منظومة المراسلات والوثائق والأرشفة وفق أساليب إدارية حديثة وآمنة.
- تسريع تداول المعاملات والكتب الرسمية وتحسين كفاءة الاتصال الإداري بين وحدات الجامعة.
- التحول نحو الديوان الرقمي وتقليل الاعتماد على المعاملات الورقية.
- ضمان حفظ الوثائق والسجلات وإمكانية استرجاعها وفق ضوابط الحوكمة وأمن المعلومات.
- رفع جودة الخدمات الديوانية وتحسين مستوى الاستجابة للوحدات والجهات المستفيدة.
المهام الرئيسة
- استلام وتسجيل وتصنيف وتوجيه ومتابعة المراسلات والكتب الرسمية والمعاملات الإدارية.
- تنظيم تداول الوثائق والمعاملات بين رئاسة الجامعة والكليات والأقسام والوحدات والجهات الخارجية.
- إدارة الأرشيف المركزي وحفظ الوثائق وتصنيفها وأرشفتها ورقياً ورقمياً وفق الضوابط المعتمدة.
- متابعة إنجاز المعاملات والمراسلات وضمان وصولها إلى الجهات المعنية ضمن المدد المحددة.
- تطوير وأتمتة منظومة الديوان والمراسلات والتوقيع والأرشفة الإلكترونية.
- تنظيم محاضر الاجتماعات والقرارات والمخاطبات الرسمية وحفظها ومتابعة تنفيذ ما يخص القسم منها.
- إعداد التقارير والإحصاءات الخاصة بحركة المراسلات والمعاملات وقياس مستوى الأداء.